Los 10 errores principales al organizar carreras de SUP

SAN DIEGO, California - Hay varios errores que pueden perjudicar seriamente o arruinar por completo tu evento de stand up paddle (SUP). A veces estos errores no se notan en el primer año o en los primeros años del evento, pero tarde o temprano pasan factura y pueden llevarlo a un punto muerto. Con varios años de organización de eventos de SUP en el historial, ya hay patrones y trampas claros que afectan a los eventos, grandes y pequeños. Evitarlos es clave no solo para ofrecer una gran experiencia a participantes y colaboradores, sino también para asegurar que la gente vuelva la próxima vez y que los patrocinadores amplíen su participación. Estos son algunos de los principales errores que debes evitar.

1) Presupuesto insuficiente

Muchos eventos arrancan con mucho entusiasmo pero sin una planificación ni una evaluación claras del presupuesto. Quedarse corto de presupuesto pasa demasiado a menudo y es totalmente innecesario. A pesar de todo el entusiasmo del organizador, el evento tiene necesidades económicas reales, como el costo del permiso, el material promocional, la publicidad, el seguro, etc. Ante todo, define el objetivo del evento y constrúyelo en consecuencia. E identifica las fuentes de ingresos que cubrirán esos gastos. Si el evento es bastante pequeño y es solo una reunión de amigos, mira cuánto está dispuesta a aportar la gente y parte de ahí. Estas son algunas partidas habituales que pueden disparar los gastos.

• permiso

• publicidad

• seguro

• premios

• personal de seguridad

No seas el único benefactor, porque el compromiso de los demás con el evento puede durar más que tus ganas de financiarlo. Y en ese caso, acabarás con amigos frustrados. Si el evento es para que una tienda cultive sus clientes potenciales, cuantifica el costo del evento y vincúlalo a las ventas recopilando los correos electrónicos de la gente, cargándolos en un software de gestión de relaciones con clientes (CRM) y determinando si vale la pena. Y si quieres hacer un evento a lo grande, hay todavía más presión para ajustar el presupuesto, identificar cada partida y asignarle una fuente de ingresos que la financie. (Lee Top 10 Basic Tips for Organizing SUP Races para evitar quedarte corto de presupuesto).

2) Coincidencia de fechas con otros eventos

Las cuotas de inscripción suelen ser una fuente importante de ingresos para los eventos de SUP. Coincidir con otro evento de SUP es una forma segura de meterte en problemas con tus finanzas y poner en peligro todo el evento. Volver a lo básico aquí puede ahorrarte muchos dolores de cabeza. Así que define el objetivo de tu evento, el público al que se dirige e investiga las actividades que puedan entrar en conflicto con tu evento para ese grupo. Si el evento es de alcance muy local, revisa los calendarios locales, como maratones, eventos benéficos, partidos de fútbol, etc. Si el alcance es nacional o internacional, revisa los principales calendarios de eventos de SUP, como Supconnect.com, Supracer.com y otros (lee Top 10 Basic Tips for Organizing SUP Races para ver una lista más completa de calendarios de carreras de stand up paddle).

3) No cumplir los requisitos de seguridad

Los requisitos de seguridad pueden abarcar jurisdicciones nacionales, estatales y locales, todo según el lugar. Muchas veces las jurisdicciones se superponen y todas las entidades tienen que dar su aprobación antes de que tu evento pueda celebrarse. Empieza por lo local. Ve a la oficina de tu ayuntamiento o municipio y cuéntales sobre tu evento. Si el evento debe contar con personal de seguridad acuática, pide contactos y recurre a los que te recomiende la oficina municipal. Usar a su gente les dará más confianza en la operación y aumentará tus posibilidades de obtener el permiso y de organizarlo todo con más facilidad. Si el funcionario municipal no tiene ese contacto, acude a los socorristas locales y pregunta por ahí. Normalmente tienen un amigo o un conocido que puede encargarse de la seguridad acuática. En algunos lugares más grandes también puede exigirse un número concreto de personal de seguridad en tierra, vehículos de emergencia y demás. De nuevo, empieza por lo local y parte de ahí. Además, plantéate crear un consejo asesor o un comité directivo con personas que tengan la experiencia o los contactos para facilitar la operación.

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4) Falta de personal

No puedes hacerlo todo solo, al menos no bien. Haz una lista de todas las áreas de operación y suma a gente con experiencia o con ganas de ayudar. Hay muchas piezas en movimiento y lo último que quieres es andar corriendo frenéticamente el día del evento sin nadie en quien delegar ni nadie más que apague los incendios. Inevitablemente, los organizadores están desbordados el día del evento y no contar con una red de personas que ayuden puede perjudicar seriamente la experiencia. Estas son algunas de las áreas básicas de operación que requieren personal o voluntarios, con algunos ejemplos de cada una.

• marketing (creatividad, web, redes sociales, boletín)

• producción (camisetas, folletos, premios, boyas)

• logística (estacionamiento, zona de tablas, alojamiento, alquileres)

• recepción (personas con sonrisas y actitudes increíbles)

• inscripción (inscripción en línea y presencial)

• dirección de carrera (director, comisario en el agua, encargados de resultados)

• seguridad acuática (socorristas, motos de agua/embarcación)

• resultados (anotarlos, publicarlos, pasarlos a premiación)

• premios (cantidad, costo, categoría)

• relaciones con los medios (invitar a prensa local/nacional/internacional, organizar entrevistas)

No es una lista exhaustiva, pero sí toca algunas áreas fundamentales de los eventos de SUP. Úsala como punto de partida y luego ajústala a las necesidades de tu evento y a la experiencia que imaginas.

5) No respetar el horario publicado

Cíñete al horario publicado. Demasiados eventos se desvían del cronograma anunciado en su sitio web o en sus folletos. La gente tiene compromisos, su tiempo es valioso y hay pocas cosas más frustrantes que quedarse atrapado en un evento de SUP más tiempo del previsto. Mantén el rumbo. Desde la inscripción hasta la reunión de carrera y desde la llegada hasta la premiación, no seas flexible con los horarios. Las entregas de premios son famosas por retrasarse. Acórtalas si hace falta y mantén el ritmo. Ser puntual puede ayudar mucho a que tus participantes vuelvan al evento del año siguiente.

6) Falta de comunicación clara de recorridos y reglas

Como es lógico, los organizadores creen que sus recorridos y reglas son clarísimos y que necesitan poca o ninguna explicación. ¡Error! A ti te resulta intuitivo porque le has dedicado tiempo. Los demás no. Con demasiada frecuencia los palistas rodean la boya equivocada, corren hacia la meta sin remo y se saltan todo tipo de balizas y reglas. Publica en el sitio web un mapa del recorrido y todas las reglas correspondientes. Imprime carteles o dibuja en pizarras blancas y colócalos en el lugar del evento. Da por hecho que la gente no lo está entendiendo en la reunión previa a la carrera. Y confirma con los palistas más rápidos que lo han entendido y que guiarán al grupo en la dirección correcta.

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7) Falta de reglas, video y procedimiento para resolver conflictos

Los palistas ponen mucha energía en una carrera, la sangre se calienta y pasan cosas que no deberían. Y más vale que estés preparado. Sea un evento pequeño o grande, la gente se toma en serio su esfuerzo y no le gusta sentirse perjudicada. Así que ten reglas claras para resolver conflictos. Si organizas una carrera de stand up paddle de élite, graba en video todo el evento. Y por último, ten un procedimiento para resolver conflictos. No improvises sobre la marcha, porque probablemente te salga el tiro por la culata. Incluso algunos de los eventos más destacados del mundo han caído en la improvisación y han indignado todavía más a los palistas. Sí, siempre puede haber situaciones para las que aún no se han redactado reglas de resolución de conflictos. Pero tener la disciplina de empezar con algunas reglas es mejor que empezar sin ninguna. Consulta las reglas de la World Paddle Association (WPA) y de la International Surfing Association (ISA).

8) Excederse en el presupuesto de premios y calcular mal la cantidad de trofeos

Los trofeos son un atractivo, y uno grande. A quienes compiten les encanta recibir premios bonitos. Y a veces los organizadores se gastan una fortuna en hacerlos. Los carpinteros u otros artesanos locales suelen hacer los premios más bonitos. Los típicos premios de vidrio y cristal también pueden causar impacto. Ten cuidado de no gastar más de lo presupuestado. Y al hacer los premios, si te lo puedes permitir, opta por algo premium para el 1.º, 2.º y 3.º en las divisiones más destacadas, como pro o pro elite, y luego apuesta por algo más genérico. No imprimir el año, la clase de tabla ni la posición en los premios te permite reutilizarlos al año siguiente si te sobran. Piensa bien el presupuesto y acierta con la cantidad de trofeos.

9) Anunciar premios en efectivo y no poder pagarlos

Hay pocas cosas peores que competir por cierta cantidad de $$$ y descubrir que ese dinero no existe. Aunque no lo creas, algunas de las carreras más destacadas del mundo se han encontrado con este problema. Normalmente tiene que ver con haber elegido mal la fuente de financiación, por lo general las cuotas de inscripción. Pero luego hace mal tiempo o, por la razón que sea, la participación es menor de lo esperado y los participantes compiten para no encontrar dinero en la meta. Para evitar este problema, apóyate en patrocinios u otras fuentes al comprometerte con premios en efectivo. Además, entrégalos con prontitud. Algunos eventos han tardado más de un año en entregar el dinero. A veces no se puede pagar a los participantes internacionales por requisitos fiscales. Resuélvelo y prepárate para entregar el dinero, y hazlo con prontitud.

10) Descuidar a los patrocinadores después de recibir su dinero

Los patrocinadores deberían ser parte integral de tu evento de stand up paddle. Aportan productos, tiempo o dinero y quieren un retorno de su inversión, con toda razón. Primero, busca patrocinadores que encajen muy bien con el objetivo de tu evento. Si aciertas en eso, integrarlos a lo largo del evento de SUP resultará muy natural. Promociónalos a través del sitio web, el material impreso, enlaces a sus sitios, menciones en redes sociales, anuncios por la megafonía, etc. Los patrocinadores también son participantes y deberían tener una experiencia realmente satisfactoria. Con demasiada frecuencia los organizadores toman su dinero y se olvidan de ellos. Los patrocinadores son esenciales para diversificar tus fuentes de ingresos, mejorar la experiencia de los participantes y dar a tu evento un atractivo más amplio. Promociónalos a fondo.

¿Qué otros errores importantes ves que cometen los organizadores de eventos de SUP? Cuéntanos tu opinión en los comentarios.

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