Os 10 principais erros na organização de provas de SUP

SAN DIEGO, Califórnia - Há vários erros que podem prejudicar seriamente ou arruinar por completo o seu evento de stand up paddle (SUP). Às vezes esses erros não aparecem no primeiro ano ou nos primeiros anos do evento, mas acabam cobrando seu preço e podem fazê-lo parar de vez. Com vários anos de organização de eventos de SUP no currículo, já existem padrões e armadilhas claros que afetam eventos grandes e pequenos. Evitá-los é fundamental não só para oferecer uma ótima experiência aos participantes e apoiadores, mas também para garantir que as pessoas voltem na próxima edição e que os patrocinadores ampliem seu envolvimento. Aqui estão alguns dos principais erros a evitar.

1) Orçamento insuficiente

Muitos eventos começam com muito entusiasmo, mas sem planejamento claro nem avaliação do orçamento. Ficar com o orçamento curto acontece com frequência demais e é totalmente desnecessário. Apesar de todo o entusiasmo do organizador, o evento tem necessidades financeiras reais, como o custo de licença, material promocional, publicidade, seguro etc. Antes de tudo, defina o objetivo do evento e monte-o de acordo com ele. E identifique as fontes de receita que vão pagar por tudo isso. Se o evento for relativamente pequeno e apenas um encontro de amigos, veja quanto as pessoas estão dispostas a contribuir e parta daí. Aqui estão alguns itens comuns que podem estourar o orçamento.

• licença

• publicidade

• seguro

• premiação

• equipe de segurança

Não seja o único financiador, porque o compromisso dos outros com o evento pode durar mais do que a sua vontade de bancá-lo. E, nesse caso, você vai acabar com amigos frustrados. Se o evento for de uma loja para cultivar seus contatos, quantifique o custo do evento e vincule-o às vendas, coletando os e-mails das pessoas, inserindo-os em um software de Customer Relation Management (CRM) e avaliando se vale a pena. E, caso você queira fazer um evento grande, a pressão para fechar o orçamento é ainda maior: identifique cada item do orçamento e associe uma fonte de receita para financiá-lo. (Leia Top 10 Basic Tips for Organizing SUP Races para evitar um orçamento insuficiente.)

2) Conflito de datas com outros eventos

As taxas de inscrição costumam ser uma das principais fontes de receita dos eventos de stand up paddle. Entrar em conflito com outro evento de SUP é um jeito certeiro de ter problemas com as finanças e colocar todo o evento em risco. Voltar ao básico aqui pode evitar muita dor de cabeça. Então defina o objetivo do seu evento, o público-alvo e pesquise atividades que possam gerar conflito com o seu evento para esse público. Se o evento tiver um alcance bem local, confira as agendas locais, como maratonas, eventos beneficentes, jogos de futebol etc. Se o alcance for nacional ou internacional, confira os principais calendários de eventos de SUP, como Supconnect.com, Supracer.com e outros (leia Top 10 Basic Tips for Organizing SUP Races para uma lista mais completa de calendários de eventos de corridas de stand up paddle).

3) Falhar nos requisitos de segurança

Os requisitos de segurança podem envolver jurisdições nacionais, estaduais e locais, tudo dependendo do local do evento. Muitas vezes haverá jurisdições sobrepostas, e todos os órgãos precisam dar sua aprovação antes que o evento possa acontecer. Comece pelo nível local. Vá à prefeitura da sua cidade e fale sobre o seu evento. Se o evento precisar de equipe de segurança aquática, peça contatos e use os recomendados pela prefeitura. Usar as pessoas indicadas por eles vai aumentar a confiança na operação e suas chances de obter a licença e de organizar tudo com mais facilidade. Se o funcionário da prefeitura não tiver esse contato, procure os salva-vidas locais e pergunte por aí. Normalmente eles têm um amigo ou conhecem alguém que pode fornecer a segurança aquática. Em alguns locais maiores, também pode haver a exigência de um número específico de pessoas de segurança em terra, veículos de emergência e afins. De novo, comece pelo nível local e parta daí. Além disso, considere criar um conselho consultivo ou comitê organizador com pessoas que tenham experiência ou contatos para facilitar a operação.

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4) Equipe insuficiente

Você não consegue fazer tudo sozinho, pelo menos não bem. Liste todas as diferentes áreas da operação e recrute pessoas com conhecimento ou disposição para ajudar. Há muitas peças em movimento, e a última coisa que você quer é ficar correndo desesperado no dia do evento sem ninguém a quem delegar ou sem mais ninguém para apagar os incêndios. Inevitavelmente, os organizadores ficam sobrecarregados no dia do evento, e não ter uma rede de pessoas para ajudar pode prejudicar seriamente a experiência do evento. Aqui estão algumas das áreas básicas da operação que exigem equipe/voluntários e alguns exemplos de cada uma.

• marketing (criação, site, redes sociais, newsletter)

• produção (camisetas, panfletos, troféus, boias)

• logística (estacionamento, área das pranchas, hospedagem, aluguéis)

• recepção (pessoas com sorrisos e atitudes incríveis)

• inscrições (inscrição online e presencial)

• direção de prova (diretor, fiscal na água, apuradores de resultados)

• segurança aquática (salva-vidas, jet skis/barco)

• resultados (registro, publicação, repasse para a premiação)

• premiação/prêmios (quantidade, custo, categoria)

• relações com a imprensa (convidar imprensa local/nacional/internacional, agendar entrevistas)

Não é uma lista completa, mas aborda algumas áreas fundamentais dos eventos de SUP. Use-a como ponto de partida e depois ajuste-a às necessidades do seu evento e à experiência que você imagina.

5) Não cumprir a programação divulgada

Siga a programação divulgada. Eventos demais se afastam do cronograma anunciado no site e/ou nos panfletos do evento. As pessoas têm compromissos, o tempo delas é valioso, e poucas coisas são mais frustrantes do que ficar preso em um evento de SUP por mais tempo do que o planejado. Mantenha o foco. Da inscrição à reunião de prova e da chegada à premiação, não seja flexível com os horários. As cerimônias de premiação são famosas por atrasar. Encurte se for necessário e mantenha as coisas andando. Manter o foco pode ajudar muito a garantir a volta dos seus participantes no evento do ano seguinte.

6) Falta de comunicação clara sobre percursos/regras

Naturalmente, os organizadores acham que seus percursos e regras são claríssimos e precisam de pouca ou nenhuma explicação. Errado! É intuitivo para você porque você dedicou tempo a isso. Os outros, não. Com muita frequência os remadores contornam a boia errada, correm para a linha de chegada sem os remos e desrespeitam todo tipo de marcação de percurso e regra. Publique no site um mapa do percurso e todas as regras correspondentes. Imprima cartazes e/ou desenhe em quadros brancos e coloque-os no local do evento. Parta do princípio de que as pessoas não estão entendendo na reunião antes da prova. E confirme com os remadores mais rápidos se eles entenderam e se vão liderar o pelotão na direção certa.

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7) Falta de regras, vídeo e processo para resolução de conflitos

Os remadores colocam muita energia em uma prova, o sangue esquenta e coisas erradas acontecem. E é melhor você estar preparado. Seja um evento pequeno ou grande, as pessoas levam seus esforços a sério e não gostam de ser prejudicadas. Então tenha regras claras de resolução de conflitos. Se estiver organizando uma prova de stand up paddle de elite, filme o evento inteiro. E, por fim, tenha um processo para resolver conflitos. Não improvise na hora, porque provavelmente o tiro vai sair pela culatra. Até alguns dos eventos de maior destaque do mundo já cometeram o erro de improvisar e deixaram os remadores ainda mais revoltados. Sim, sempre pode haver situações para as quais as regras de resolução de conflitos ainda não foram criadas. Mas ter a disciplina de começar com algumas regras é melhor do que começar sem nenhuma. Consulte a World Paddle Association (WPA) e a International Surfing Association (ISA) para ver esse tipo de regra.

8) Estourar o orçamento com troféus e errar na quantidade

Os troféus são um atrativo, e dos grandes. Quem compete adora receber prêmios bonitos. E às vezes os organizadores estouram o orçamento para fazê-los. Marceneiros ou outros artesãos locais costumam fazer os troféus mais bonitos. Os tradicionais troféus de vidro e cristal também podem impressionar. Cuidado para não gastar além do orçamento. E, ao fazer os troféus, se puder pagar, invista em peças premium para o 1º, 2º e 3º lugares nas categorias de maior destaque, como pro ou pro elite, mas depois opte pelo genérico. Não gravar o ano, a classe de prancha e a colocação nos troféus permite reaproveitá-los no ano seguinte caso você produza troféus demais. Seja criterioso com o orçamento e acerte a quantidade de troféus.

9) Divulgar a premiação em dinheiro e não conseguir pagar

Poucas coisas são piores do que competir por um determinado valor em $$$ só para descobrir que esse dinheiro não existe. Acredite ou não, algumas das provas de maior destaque do mundo já enfrentaram esse problema. Normalmente isso tem a ver com depositar a fonte de financiamento no lugar errado, geralmente nas taxas de inscrição. Mas aí o tempo fica ruim ou, por qualquer motivo, o número de participantes é menor do que o esperado, e os participantes competem para não encontrar dinheiro nenhum na linha de chegada. Para evitar esse problema, conte com patrocínio ou outras fontes ao se comprometer com uma premiação em dinheiro. Além disso, pague rapidamente. Alguns eventos levaram mais de um ano para pagar. Participantes internacionais às vezes não podem ser pagos por causa de exigências fiscais. Resolva isso e esteja pronto para pagar, e faça isso rapidamente.

10) Esquecer os patrocinadores depois de receber o dinheiro deles

Os patrocinadores devem ser parte integrante do seu evento de stand up paddle. Eles contribuem com produtos, tempo ou dinheiro e querem retorno sobre o investimento, com toda a razão. Primeiro, encontre patrocinadores que combinem muito bem com o objetivo do seu evento. Se você acertar nisso, incorporá-los ao longo do evento de SUP será muito natural. Divulgue-os pelo site, material impresso, links para os sites deles, menções nas redes sociais, anúncios pelo sistema de som etc. Os patrocinadores também são participantes e devem ter uma experiência realmente satisfatória. Com frequência demais os organizadores pegam o dinheiro deles e os esquecem. Os patrocinadores têm um papel essencial em diversificar suas fontes de receita, melhorar a experiência dos participantes e dar um apelo mais amplo ao seu evento. Divulgue-os bastante.

Que outros erros importantes você vê os organizadores de eventos de SUP cometendo? Conte para nós nos comentários abaixo.

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